Online cari ve e-posta mutabakatı
BTForge Mutabakat Programı
Cari borç ve alacak mutabakatlarını Excel’den hazırlayın, e-posta ile gönderin; onayları, retleri ve hatırlatmaları şirketinizin tek çalışma alanından takip edin.
E-postanızı doğrulayın, şirketinizin demo alanını açın. Kredi kartı gerekmez.
Cari mutabakat programı ne işe yarar?
Cari mutabakat, işletmenizin belirli bir tarihteki borç veya alacak bakiyesini müşteriniz ya da tedarikçinizle karşılaştırma sürecidir. Aynı dönem ve para birimi üzerinden yapılan kontrol, iki tarafın kayıtlarındaki farkları görüşmek için bir başlangıç sağlar.
BTForge Mutabakat; hazırlanmış bakiyeleri, gönderilen e-postaları ve karşı tarafın yanıtlarını bir araya getirir. Hangi cariye mektup gönderildiğini, kimin yanıt beklediğini ve hangi kayıtta uyuşmazlık olduğunu ayrı e-posta zincirlerinde aramak yerine aynı listeden izleyebilirsiniz.
Muhasebe ekibinizin ortak çalışma alanı
Şirket yöneticisi cari listesini ve ekibin erişimlerini yönetir. Muhasebeciler dönemsel mutabakatları hazırlar; görüntüleme yetkili üyeler kendilerine açık raporları takip eder. Her kullanıcı kendi hesabıyla çalışır.
Uygulama muhasebe veya ERP programınızın yerine geçmez. Mutabakata konu bakiyeyi siz hazırlarsınız; BTForge bunun gönderimini, yanıtını ve hatırlatma sürecini takip eder. Kullanım için Bursa’da bulunmanız gerekmez; internet bağlantısıyla tarayıcıdan erişebilirsiniz.
Dört adımda şirketinizin hesabı
- 01 · Hesabınızı oluşturun
Adınızı, şirket adını ve e-posta adresinizi girin. Başlangıçta cari kodu veya ödeme bilgisi istenmez.
- 02 · E-postanızı doğrulayın
Size özel bağlantıyı açıp şifrenizi belirleyin. Doğrulanmamış hesapla şirket kayıtlarına giriş yapılamaz.
- 03 · Demoyu inceleyin
Kendi şirket alanınızda cari ekleyin, dönem ve bakiye bilgileriyle mutabakat taslakları hazırlayın.
- 04 · Lisansınızı talep edin
“Lisansım” ekranından aylık veya yıllık talebinizi gönderin. Yönetici onayından sonra aynı hesapla devam edin.
Mutabakatın her adımı tek yerde
- Cari listeniz
- Cari adı ve e-posta adreslerini ekleyin. Düzenleyin, silinenlere taşıyın veya geri yükleyin.
- Excel işlemleri
- Cari ve mutabakat dosyalarını ön izlemeyle içe aktarın. Filtrelediğiniz kayıtları Excel raporuna indirin.
- Onay ve ret takibi
- Müşteri, bağlantıdan mutabakat bilgilerini inceler. Kesinleşen yanıt ikinci kez değiştirilemez.
- Şirket ekibi
- Şirket yöneticisi, muhasebeci ve görüntüleme yetkileriyle aynı şirketin kayıtlarını yönetin.
- Yanıtı hızla bulun
- Durum, dönem, borç-alacak yönü ve para birimiyle filtreleyin. Sayfalama ve aramayla uzun listelerde çalışın.
- Hatalı kaydı düzeltin
- Taslakları düzenleyin. Silinen kayıtları ayrı listede görün ve geri yükleyin. Kesinleşmiş müşteri yanıtları değişmez.
- Kayda özel hatırlatma
- Otomasyonlu pakette her mutabakatın hatırlatma aralığını ve İstanbul saatine göre gönderim saatini belirleyin. Kesin yanıt geldiğinde o kaydın hatırlatmaları durur.
- Şirketinize ait gönderici
- Yetkili yöneticiniz şirket SMTP hesabını tanımlayabilir veya merkezi BTForge göndericisini kullanabilir. Mektupta şirketinizin bilgileri ve imzası yer alır.
- Yanıt bildirimi
- Onay veya ret geldiğinde tanımladığınız bildirim adreslerine e-posta gönderilir. Bağlantıdan ilgili kaydın ayrıntısına ulaşın.
Excel’den cari ve mutabakat aktarımı
Önce veriyi kontrol edin
Cari adlarını ve e-posta adreslerini tek tek ekleyebilir veya lisanslı hesabınızda Excel şablonuyla topluca içe aktarabilirsiniz. Mutabakat hazırlarken cari, dönem, bakiye tarihi, tutar, para birimi ve borç-alacak yönünü birlikte kontrol edin.
İçe aktarma önizlemesiyle satırları kaydetmeden değerlendirin. Eksik adresleri, hatalı tutarları ve yanlış cari seçimlerini gönderimden önce düzeltin. Muhasebe yazılımınızdan alınan dosyanın uygulamanın şablonuna uyarlanması gerekebilir; her ERP dosyasının doğrudan uyumlu olduğu varsayılmaz.
Taslak oluşturmak, e-posta göndermek değildir
Hazırladığınız kaydın alıcısını, dönemini ve bakiyesini gönderimden önce inceleyebilirsiniz. Taslakları düzenlemek veya silinenlere taşımak mümkündür. Silinen kayıtları geri yüklemek, yanlışlıkla yapılan işlemlerde yeniden veri girişi ihtiyacını azaltır.
Gönderilmiş bir e-posta geri çağrılamaz. Yanlış gönderilmiş ve henüz yanıtlanmamış mutabakat için iptal akışını kullanın; kesinleşmiş yanıtın değiştirilmesi yerine düzeltmeyi ayrı bir kayıtla takip edin.
E-posta mutabakat mektubu ve yanıt örneği
Mutabakat mektubunda gönderen şirketin bilgileri, ilgili cari, dönem, bakiye tarihi, borç-alacak yönü ve para birimi açıkça yer almalıdır. Şirket bilgileriniz ve imzanız yönetimden tanımlanır; borç ve alacak için mektup metinleri ayrı düzenlenebilir.
Örneğin şirketinizin alacaklı olduğu 12.480,50 TRY bakiyeyi bildiren mektup, hangi döneme ve tarihe ait olduğunu da belirtir. Alıcı e-postadaki bağlantıdan ayrıntıları açar; BTForge hesabı oluşturması gerekmez.
Alıcı mutabık olduğunu veya olmadığını belirtir. Kesinleşen yanıt aynı bağlantıyla tekrar değiştirilemez; yanıt tarihi ve açıklaması kayda işlenir. Bu akış elektronik imza veya KEP hizmeti sunmaz.
Mutabakat otomasyonu: yanıt bekleyenleri takip edin
Her kayıt için farklı hatırlatma
Otomasyonlu lisansla bir mutabakat için günlük, diğerinde haftalık hatırlatma aralığı belirleyebilirsiniz. Gönderim saati İstanbul saatine göre ayarlanır. Şirket varsayılanını kullanabilir veya kayda özel plan tanımlayabilirsiniz.
Onay veya ret geldiğinde ilgili kaydın hatırlatmaları durur. İptal ve yanıt bağlantısının sona ermesi de gönderimi durdurur. Gerektiğinde hatırlatmayı duraklatabilirsiniz; planlı gönderim için tarayıcıyı açık tutmanız gerekmez.
Gönderici ve yanıt bildirimi
Şirket SMTP hesabınızı tanımlayarak kendi e-posta adresinizden gönderim yapabilirsiniz. Merkezi BTForge göndericisini tercih ettiğinizde de mektubun içinde şirketinizin bilgileri ve imzası bulunur. SMTP erişimi ve gönderici doğrulaması e-posta sağlayıcınızın kurallarına bağlıdır.
Karşı taraf yanıt verdiğinde belirlediğiniz bildirim adresine haber verilir. İlgili kaydı açarak sonucu ve açıklamayı inceleyin. Gönderim hatalarını geçmişten izleyin; posta sunucusunun kabulü tek başına gelen kutusuna teslim garantisi değildir.
Mutabakat raporları ve gönderim geçmişi
Yanıt bekleyen, onaylanan, reddedilen ve taslak kayıtları durum filtreleriyle ayırın. Dönem, para birimi ve borç-alacak yönüne göre daraltarak çalışın; cari adıyla arayıp ilgili mutabakata ulaşın.
Raporlarda aynı mutabakatın kaç kez gönderildiğini, gönderilen e-posta adedini ve son gönderimini görebilirsiniz. Dönem ve bakiye tarihi, aynı carinin farklı kayıtlarını ayırt etmenize yardımcı olur. Filtrelenmiş sonuçları Excel’e indirin; ayrıntılı gönderim geçmişinden işlem sonuçlarını inceleyin.
Önce deneyin, sonra karar verin
| İşlem | Demo | Aktif lisans |
|---|---|---|
| Cari ve mutabakat taslağı | 10 cari, 10 mutabakat | Lisans kapsamı |
| Arama, filtreleme ve düzenleme | Var | Var |
| Excel’den toplu aktarım | Lisans gerektirir | Var |
| Ekip üyeleri | Tek kullanıcı | Seçilen kullanıcı kotası |
| E-posta gönderimi | Kapalı | Gönderici yapılandırmasıyla |
| Zamanlanmış hatırlatma | Kapalı | Otomasyonlu pakette |
Gönderim için etkin lisans, tamamlanmış şirket bilgileri ve kullanılabilir e-posta göndericisi gerekir. Gönderim geçmişinde posta sunucusuna iletim ve hata durumlarını takip edebilirsiniz; sunucuya iletilmesi, iletinin gelen kutusuna ulaştığı anlamına gelmez.
Şirket bazlı aylık veya yıllık lisans
1, 5, 10 kullanıcı veya daha büyük ekipler için özel kullanıcı sayısıyla lisans talep edin. Lisans şirket çalışma alanına bağlıdır; şirket yöneticisi ve bekleyen davetler de kullanıcı kotasına dahildir.
Elle gönderim: Mutabakatları siz gönderirsiniz. Otomasyonlu paket: Buna ek olarak belirlediğiniz gün aralığı ve saatte hatırlatma çalışır. Kesin yanıt, iptal veya bağlantı süresinin dolması ilgili mutabakatın hatırlatmalarını durdurur; isterseniz önceden duraklatabilirsiniz.
Lisans talepleri BTForge yöneticisinin onayıyla değerlendirilir. Çevrim içi ödeme henüz sunulmuyor; kayıt olmak otomatik ücretlendirme başlatmaz. Lisans onaylandığında mevcut demo kayıtlarınızla devam edersiniz.
Sık sorulan sorular
Mutabakat programı ücretsiz mi?
Kayıt ve sınırlı demo ücretsizdir; kredi kartı gerekmez. Demo alanında 10 cari ve 10 mutabakat oluşturabilirsiniz. E-posta gönderimi, Excel’den toplu aktarım ve ekip özellikleri etkin lisans kapsamındadır. Otomatik hatırlatma için otomasyonlu paket gerekir.
Mutabakat programı fiyatı nasıl belirlenir?
Şirketin kullanıcı sayısı, aylık veya yıllık süre ve otomasyon seçimi lisans kapsamını belirler. Hesabınızın “Lisansım” bölümünden talep oluşturabilirsiniz. Lisans yönetici onayıyla tanımlanır; bu sayfada sabit bir satış fiyatı veya otomatik ödeme sunulmuyor.
Programı bilgisayarıma kurmam gerekiyor mu?
Hayır. BTForge Mutabakat tarayıcı üzerinden çalışan bir web uygulamasıdır. Masaüstü veya mobil cihazdan şirket hesabınıza giriş yapabilirsiniz. Karşı taraf da e-postadaki yanıt bağlantısını tarayıcıdan açar.
Excel ile takipten farkı nedir?
Excel bakiyeleri hazırlamak için kullanılabilir. BTForge ise bu verilerle oluşturulan mektupları, gönderim geçmişini, kesin onay-ret yanıtlarını ve hatırlatma planlarını birlikte takip eder. Tutarların doğruluğunu muhasebe kayıtlarınızla kontrol etmek yine ekibinizin sorumluluğundadır.
Mutabakat bağlantısını açan kişi kullanıcı lisansından düşer mi?
Hayır. Mektubu yanıtlayan müşteri veya tedarikçi şirket ekibinize katılmaz. Kullanıcı kotası çalışma alanınıza giriş yapan ekibiniz ve bekleyen ekip davetleri için geçerlidir.
Doğrulama e-postası gelmezse ne yapmalıyım?
Spam klasörünü kontrol edin. Giriş ekranındaki “Doğrulama bağlantısını yeniden iste” seçeneğini kullanabilirsiniz. Bağlantılar 24 saat geçerlidir.
Her muhasebeciye ayrı lisans mı gerekir?
Lisans şirket çalışma alanına bağlıdır. Şirket yöneticisi, paketin kullanıcı kotası içinde üyeleri davet eder. Yeni kullanıcı davet bağlantısından kendi şifresini belirler; mevcut hesabı olan kişi şirket davetini kabul eder. Her üye kendi hesabı ve yetkisiyle çalışır.
Demo kayıtlarım lisans açılınca kaybolur mu?
Hayır. Lisans mevcut şirket hesabına tanımlanır. Başka bir şirket oluşturmanız veya kayıtları yeniden girmeniz gerekmez.
Yanlış bir mutabakat oluşturursam?
Gönderilmemiş taslağı düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Silinen kayıtları geri yükleyebilirsiniz. Gönderilmiş ve yanıtlanmış kayıtların işlem kuralları ayrıdır; kesin yanıt sonradan değiştirilemez.
Kendi şirket e-postamı kullanabilir miyim?
Şirket yöneticisi SMTP sunucusu ve gönderici bilgilerini tanımlayabilir. Bunun için e-posta sağlayıcınızın SMTP erişimine izin vermesi gerekir. BTForge üzerinden gönderimde de mektupta kendi şirketinizin bilgileri görünür. Paket, ayrıca bir posta kutusu oluşturulduğu anlamına gelmez.
Çevrim içi ödeme yapılabiliyor mu?
Henüz değil. Aylık veya yıllık lisans talebi yöneticinin onayıyla sonuçlanır. Kayıt olmak otomatik ücretlendirme başlatmaz.